Tính năng thích ứng của phiên bản Word, Excel, và PowerPoint

Bộ thích ứng cho Office 2000, XP và 2003 cho phép người sử dụng của những phiên bản Office này mở, soạn thảo và lưu trữ văn bản sử dụng định dạng Open XML. Vì mỗi phiên bản hỗ trợ một cấp độ tính năng khác nhau, chúng ta cần thận trọng giúp người sử dụng soạn thảo văn bản trong phiên bản Microsoft Office mới một cách thành công.

Microsoft đang đảm nhận một trọng trách hết sức lớn lao, giúp bảo đảm những tính năng mới được sử dụng trong ủy quyền văn bản không mắc lỗi khi trao đổi văn bản. Không chỉ ngừng ở dữ liệu, Microsoft đã tiến thêm một bước nữa, giúp bảo đảm nội dung của văn bản cũng được chuyển dời thành công sang phiên bản khác.

Microsoft vừa giới thiệu "Chế độ tương thích" mới, cho phép các ứng dụng 2007 Office tương hợp tốt hơn với các phát hành trước đây. Chức năng "Kiểm tra độ tương thích" mới cũng được tung ra thị trường, giúp cảnh báo người sử dụng nếu nội dung của văn bản không hoạt động chính xác trong phát hành cũ. Sự đổi mới các tính năng sẽ cho phép người sử dụng sửa đổi các dạng nội dung của bản 2007 ngay cả khi định dạng này bị xuống cấp, và sau đó được nâng cấp lại với tính năng đầy đủ của bản 2007.

Chế độ tương thích

Nhằm giải quyết một số vấn đề về tính năng tương thích, Microsoft đã giới thiệu công nghệ và tính năng mới: Microsoft đã thêm "Chế độ tương thích" vào Word, Excel và Powerpoint 2007. Mục tiêu của chế độ này là giúp bảo đảm những nội dung không được các phiên bản trước hỗ trợ sẽ vẫn được chuyển đổi hoặc xuống cấp sao cho phù hợp và có thể sử dụng dưới dạng mà sản phẩm cũ có thể hiểu được. Ví dụ, trong Word, khi người sử dụng nhấn vào "Chèn SmartArt™", họ sẽ nhìn thấy một phương tiện biểu đồ từ Office 2003. Điều này giúp đảm bảo người sử dụng Office 2003 sẽ vẫn có thể sửa đổi dễ dàng các biểu đồ được chèn vào dữ liệu đó. Khi không sử dụng "Chế độ tương thích", người sử dụng Word 2007 có thể dùng công cụ sơ đồ SmartArt™ mới để tạo ra biểu đồ. Sau đó, một số đối tượng nhất định sẽ được nâng cấp, hoặc làm mới lần nữa.

"Chế độ tương thích" trong hệ thống Microsoft Office 2007 giúp người sử dụng cộng tác tốt hơn với người sử dụng phiên bản cũ của Word, Excel, và PowerPoint. Khi người sử dụng hệ thống Microsoft Office 2007 làm việc với các định dạng dữ liệu Office 97-2003 như .doc, .xls, và .ppt, các dữ liệu này sẽ làm việc với "Chế độ tương thích" của hệ thống Microsoft Office 2007. Chế độ này sẽ giúp bảo đảm rằng Word, Excel và PowerPoint của phiên bản 2007 có thể mở và lưu trữ các định dạng dữ liệu Office 97-2003 mà không phải chuyển đổi sang các dữ liệu hệ thống Microsoft Office 2007.

Chức năng kiểm tra độ tương thích

Microsoft đã thêm chức năng kiểm tra độ tương thích vào Word, Excel và PowerPoint 2007, nhằm giúp phát hiện các chức năng mà các phiên bản cũ của các sản phẩm tương ứng không chấp nhận. Điều này sẽ giúp người sử dụng lưu trữ dữ liệu khi trao đổi với các phiên bản Office khác nhau. Ví dụ, Excel 2007 cho phép người sử dụng lưu trữ 1,000,000 hàng trong tập bảng tính, trong khi Excel 2003 chỉ có thể lưu trữ 65,536 hàng. Khi người sử dụng tạo nên một tập bảng tính Excel với 800,000 hàng, sau đó muốn lưu trữ bảng này trong định dạng .XLS, chức năng kiểm tra độ tương thích sẽ cảnh báo người sử dụng về khả năng mất số liệu. Chức năng này giúp chúng ta tránh những mất mát không cần thiết khi gửi dữ liệu và giúp đảm bảo các sự cố đột xuất sẽ không xảy ra.

Chức năng kiểm tra độ tương thích sẽ hiển thị một danh sách các nội dung trong văn bản mà không xuất hiện dưới dạng nguyên bản hoặc không thể hoàn toàn sửa đổi khi chúng ta lưu định dạng dữ liệu mới hiện thời (ví dụ như .pptx) vào một định dạng Office 97-2003 (trong trường hợp này là .ppt). Chức năng này sẽ bắt đầu chạy khi người sử dụng lưu một định dạng dữ liệu mới vào định dạng dữ liệu Office 97-2003, do vậy làm dữ liệu này xuống cấp, hoặc khi người sử dụng ấn chuột vào Compatibility Checker trên bảng chọn Office Button Finish.

Tính tương thích của Word, Excel và PowerPoint

Word, Excel và PowerPoint sử dụng chế độ tương thích để quản lý sự trao đổi nội dung các ứng dụng. Chế độ này giúp bảo đảm chất lượng tốt nhất khi chia sẻ nội dung giữa các phiên bản ứng dụng đa dạng. Các phần tiếp theo sẽ giải thích rõ hơn mục đích của chức năng này cho từng ứng dụng, và các tiêu chuẩn quan trọng nhằm vạch rõ phương thức trao đổi dữ liệu.

Word

Để giảm thiểu rủi ro về các cách xếp đặt khác nhau, khi trao đổi các văn bản có sử dụng phiên bản khác nhau, Word khởi động chế độ tương thích, nhằm giữ độ chính xác của các phát hành. Khi bạn mở dữ liệu trong chế độ tương thích, máy sẽ không tự động chuyển đổi bất kỳ một nội dung nào. Một vài tính năng mới của Word 2007 cũng được điểu chỉnh để tránh thêm các nội dung không tương thích.

Khi làm việc trong Word 2007, nếu người sử dụng cố sao chép những nội dung mà các phiên bản cũ không hỗ trợ (như biểu đồ, sơ đồ, chương trình soạn thảo công thức toán, hoặc trích dẫn của Microsoft Office 2007), Word sẽ lập tức "xuống cấp" nội dung sao cho tương thích với định dạng dữ liệu Office 97-2003. Sử dụng định dạng dữ liệu Office 97-2003 cho Word cũng cho phép làm mới các tính năng khi chuyển đổi trở lại chế độ tính năng hoàn toàn trong Word 2007.

Excel

Chế độ tương thích được thiết kế nhằm tránh lưu trữ các dữ liệu sử dụng tính năng mới của Excel 2007 vào phiên bản cũ. Ví dụ, mọi phiên bản trước Excel 2007 có thể hỗ trợ nhiều nhất 65,536 hàng trong bảng tính. Excel 2007 loại bỏ giới hạn này. Nếu người sử dụng Excel 2007 tạo ra một bảng tính với 100,000 hàng dữ liệu, khi mở dữ liệu, các phiên bản cũ của Excel sẽ tự động bỏ bớt các hàng sau hàng thứ 65,536. Để giảm thiểu phiền phức cho người sử dụng cả hai phiên bản Excel, một vài tính năng mới trong 2007 sẽ bị giới hạn khi Excel 2007 chạy chế độ tương thích. Trong trường hợp này, khi chạy chế độ tương thích, máy tính sẽ không cho phép người sử dụng tạo trên 65,536 hàng trong một tập bảng tính Excel.

PowerPoint

Mục tiêu chính khi xuống cấp tính năng thông qua Chế độ tương thích trong PowerPoint là nhằm tạm dừng các chức năng không có khả năng phục hồi lại mức trung thực về giao diện thỏa đáng- và, trong vài trường hợp, không có khả năng soạn thảo- trong các phiên bản ứng dụng cũ.

PowerPoint 2007 vừa có thể tạo dựng và soạn thảo nhiều loại nội dung khác nhau của phiên bản cũ, vừa có thể thêm các hiệu ứng và thuộc tính mới cho nội dung mà các phiên bản này không hỗ trợ. Ví dụ, bạn có thể thêm hiệu ứng chữ vào PowerPoint để tạo nên bóng, ánh phản chiếu, góc xiên, hoặc các hiệu ứng khác. Vì các phiên bản PowerPoint cũ không thể khôi phục lại nội dung này, PowerPoint phải trình bày các hiệu ứng này bằng các ảnh của phiên bản cũ. Mọi nội dung trình diễn về hình ảnh tạo bởi PowerPoint 2007 trong các lần hiệu chỉnh trước sẽ được làm mới để có thể tiếp tục chỉnh sửa trong PowerPoint 2007. Sau đó, khi bạn lưu trữ bản trình diễn này vào chế độ tương thích, các hình dáng, sơ đồ, và đồ họa sẽ được hiển thị dưới dạng hình ảnh.